Viestintä

Viestinnän tarkoituksena on jakaa Ulvilan Pesä-Veikkoihin liittyvää informaatiota seuran sisäisesti ja ulkoisesti eri sidosryhmille. Viestintää pyritään kehittämään jatkuvasti painottamalla olemassa olevia viestintämalleja ja etsimällä uusia tehokkaita viestinnän muotoja. Tärkeimmäksi viestintämuodoksi on muokkaantunut seuran omat Internet-sivut sekä Facebook-, Twitter- ja Instagram-tilit.

Viestintäsuunnitelman avulla pyritään suunnitelmalliseen viestintään, joka tavoittaa Ulvilan Pesä- Veikkojen eri sidosryhmät mahdollisimman tehokkaasti. Viestintäsuunnitelma toimii työkaluna viestinnän toteutukselle ja sen toteutumisesta vastaa viestintäryhmä.

Viestintäryhmä ja vastuut

Viestintäryhmään kuuluvat Jussi Elo ja Paula Vanhatalo. Viestintäryhmä hoitaa seuran sisäistä viestintää yhdessä johtokunnan kanssa. Ulkoisen viestinnän vastuu on myös viestintäryhmällä. Joukkueiden viestintävastaavat hoitavat joukkueen omia sosiaalisen median tilejä, joiden julkaisuja jaetaan seuran sosiaalisen median tileillä, ja joukkueen sivuja kotisivuilla. 

Viestintäryhmän toimintaa ohjaa viestinnän vuosikello, seuran vuosikello ja lisäksi tarkemmat suunnitelmat erilaisista julkaisuista.

Sisäinen viestintä

Sisäisen viestinnän tarkoituksena on jakaa seuraan liittyvää informaatiota mahdollisimman tehokkaasti seurassa toimijoiden kesken. Kenttä- ja tuomarivuorot sekä harjoitusohjelmat ovat keskeisiä sisäisen viestinnän osa-alueita. Sisäisen viestinnän päätyökaluina toimivat sähköposti sekä seuran Internetsivut. Sisäisessä viestinnässä käytetään myös muita hyväksi havaittuja, tehokkaita viestinnän välineitä. Lisäksi UPV:n toimijoiden Whatsapp-ryhmä on tehokas viestinnän väline. Toimijoille on lisätty oikeudet toimijoiden Google Drive-kansioon, josta löytyy lisää ohjeistuksia seuran sisäiseen käyttöön. 

Ulkoinen viestintä

Ulkoisen viestinnän avulla pyritään välittämään positiivista kuvaa Ulvilan Pesä-Veikoista ulospäin. Tärkeä ja ajankohtainen informaatio välitetään Internet-sivujen sekä muiden sosiaalisen median kanavien kautta kaikille nähtäväksi. Tärkeät tiedotteet ja kirjeet lähetetään sähköpostitse. Haastatteluissa ja kommenteissa pyritään välittämään positiivista kuvaa Ulvilan Pesä-Veikoista ulospäin. Joukkueet ovat saaneet kaudesta 2018 eteenpäin julkaista kuulumisiaan UPV:n junioreiden Facebook- ja Instagram-tileillä. Jokaisella joukkueella on mahdollisuus luoda omat sosiaalisen median tilit. ​

Turvallisuusasioista tiedottaminen

UPV:ssä vastuu turvallisuustiedottamisesta on seuran puheenjohtajalla tai puheenjohtajan erikseen nimeämällä henkilöllä (esim. seuran sihteerillä, tiedotusvastaavalla tai tapauskohtaisesti erikseen nimetyllä henkilöllä).

1. Henkilö, joka tuntee asian parhaiten
   • Kun tapahtuu jotain, jonka takia joudutaan turvautumaan turvallisuussuunnitelmaan, on myös tiedottamisessa sillä henkilöllä, joka tuntee tilanteen parhaiten, tärkeä rooli. Hän voi joko itse tiedottaa asiasta tai hän auttaa puheenjohtajaa, tiedotusvastaavaa tai erikseen nimettyä henkilöä tiedottamaan tapahtuneesta oikein. 
   • Tällainen henkilö on tapahtumasta (harjoitus, peli tai muu) vastuussa ollut henkilö, valmentaja, joukkueenjohtaja tai muu seuran paikalla ollut toimihenkilö.
2. Koska pitää tiedottaa? Seuraavassa on määritelty eri tiedotusluokat sekä tiedottamisen laajuus eri luokissa.
   • Pikku juttu 
     • Pikku juttu on ”sisäinen asia”, jotain joka on sattunut joukkueelle ja josta ei ole aiheutunut henkilövahinkoa. Tällaisia asioita voivat turvallisuuden kannalta olla normaali liikennevahinko tai muu pieni onnettomuus. 
     • Tällöin asiasta ilmoitetaan
       • Vanhemmille
       • Pelaajille
       • Seuran turvallisuusvastaavalle
   • Vakava asia
     • Vakavaksi asiaksi luokitellaan asia, jossa on syntynyt henkilövahinkoja tai on ollut vaara henkilövahingon syntymiseen, liikenneonnettomuus, jossa mukana ulkopuolisia, vakavat turvallisuuspuutteet kentillä ja liikuntasaleissa. 
       • Tällöin asiasta ilmoitetaan
         • Vanhemmille
         • Pelaajille
         • Seuran turvallisuusvastaavalle
         • Seuran hallitukselle jälkikäteen
         • Viranomaisille
   • Kriisi
     • Kriisiksi luokitellaan asia, jossa useamman henkilön turvallisuus on ollut vaarassa tai vakavia henkilövahinkoja on sattunut. 
     • Tällaisesta asiasta ilmoitetaan aina
       • Vanhemmille
       • Pelaajille
       • Seuran turvallisuusvastaavalle
       • Seuran puheenjohtajalle ja hallitukselle välittömästi
       • Viranomaisille
       • Lajijärjestöille
       • Medialle
   • Tiedotuskanava
     • Tiedotuskanava valitaan tiedottamisen kiireellisyyden perusteella. Lisäksi pitää ottaa huomioon, kuinka monelle asia pitää tiedottaa sekä tapahtuneen laajuus ja vakavuus.
       • Kiireinen asia
         • Jos asia on kiireellisen (esim. avun kutsuminen) on puhelin paras väline. Jos asia on luonteeltaan ilmoitusasia, on tekstiviestin tai sähköpostin käyttäminen suositeltavaa. Jos annat tiedottamisen jollekin toiselle tehtäväksi, varmista että kaikille asianomaisille on tiedotettu
         • On suositeltavaa, että jokaisella valmentajalla / joukkueenjohtajalla on kaikkien pelaajien ja vanhempien yhteystiedot aina mukana pelikassissa tai valmiina kännykän muistissa. Henkilökohtainen tiedottaminen on aina suositeltavaa, mikäli aika antaa myöten.
       • Tiedoksi jälkikäteen
         • Mikäli on kyseessä tapahtuneen tiedottamisesta jälkikäteen (tiedoksi että tällaista on sattunut), on suositeltavin tapa kirjallinen tiedote, joka jaetaan asianomaisille paperimuodossa tai sähköpostin välityksellä
         • Vastuussa ollut seuran toimihenkilö allekirjoittaa tiedotteen ja vastaa mahdollisiin kysymyksiin.
     • Tiedotusvälineet
       • Joskus on tarpeellista tiedottaa tapahtuneesta myös lehdistölle. Tällöin on hyvä olla tapahtuneesta kirjallinen tiedote.